Krótka odpowiedź: u większości organizatorów bilet powstaje automatycznie w chwili, gdy płatność zostanie potwierdzona. System generuje plik PDF z unikalnym kodem QR, wysyła go e-mailem na adres podany przy zakupie i zapisuje w koncie kupującego. Na wejściu bileter skanuje kod, a system oznacza bilet jako wykorzystany.
Krok po kroku: od płatności do bramki
- Płatność. Kupujący płaci BLIK-iem, kartą albo portfelem Apple Pay lub Google Pay. Bramka płatności wysyła do systemu biletowego potwierdzenie — dopiero ono uruchamia wydanie biletu. Dzięki temu bilet nie powstaje dla zamówienia, które nie zostało opłacone.
- Wydanie biletu. Każdy bilet dostaje unikalny kod. Przy miejscach numerowanych trafiają na niego rząd i numer fotela, przy puli — jej nazwa (np. Early Bird).
- Plik PDF. Bilet jest składany według szablonu organizatora: logo, tytuł wydarzenia, data, miejsce i kod QR.
- E-mail. Kupujący dostaje wiadomość z podsumowaniem zamówienia, biletem w załączniku i linkiem do pobrania.
- Portal klienta. Bilet zostaje też w portalu — kupujący zaloguje się adresem e-mail i pobierze go ponownie, nawet gdy skasuje wiadomość.
- Kontrola wejścia. Bileter skanuje kod telefonem. System sprawdza, czy bilet jest ważny i czy nie został już użyty.
Dlaczego bilety czasem nie docierają
- Literówka w adresie e-mail — najczęstszy powód. Dobry formularz zakupu podpowiada poprawki typowych domen (np. „gmial.com”).
- Folder spam lub „Oferty” — szczególnie w Gmailu. Pomaga wysyłka z własnej, poprawnie skonfigurowanej domeny (SPF, DKIM, DMARC) i temat bez wykrzykników.
- Duże załączniki — przy wielu biletach w jednym zamówieniu lepiej wysłać linki do pobrania niż kilkanaście plików PDF.
Jak robią to duzi organizatorzy
Duże wydarzenia łączą kilka kanałów naraz: e-mail z biletem, konto kupującego (portal lub aplikacja), a czasem bilet w portfelu Apple Wallet / Google Wallet. Zasada jest jedna — kupujący ma zawsze drugą drogę do biletu, gdy pierwsza zawiedzie. Dzięki temu w dniu wydarzenia przy wejściu nie ma kolejki osób „szukających maila”.
Jak to wygląda w Seatly
Bilet PDF z kodem QR wysyłamy od razu po potwierdzeniu płatności. Kupujący może go w każdej chwili pobrać z portalu klienta, logując się jednorazowym kodem na e-mail. Organizator widzi w panelu każdy wydany bilet i jednym kliknięciem wyśle go ponownie. Na wejściu działa skaner biletów w telefonie, również bez internetu.
Checklista dla organizatora
- Sprawdź, jak wygląda Twój bilet i mail — wyślij sobie bilet testowy przed startem sprzedaży.
- Dodaj w opisie wydarzenia informację: „bilet przyjdzie mailem, sprawdź też spam”.
- Dzień przed wydarzeniem przypomnij uczestnikom, gdzie znajdą bilet.
- Na wejściu miej telefon z panelem — wyszukasz bilet po nazwisku lub adresie e-mail.
Więcej o całym procesie przeczytasz na stronie system sprzedaży biletów online.